תוכנה לרופא שיניים ומרפאת שיניים כבר מזמן הפכה למצרך הכרחי שמייעל את העבודה בכל היבט. יחד עם זאת, המבחר בתוכנות דורש להתמקד ולבחור בתוכנה אשר עומדת בקריטריונים משמעותיים לעבודה יעילה במרפאת השיניים.
על מנת להתנהל ביעילות במרפאת השיניים, כדאי להתקדם לתוכנת ניהול מרפאה שתעזור בתפקוד היומיומי תוך שקיפות מלאה, חסכון בזמן, וביצוע פעולות הכרחיות, כגון: זימון תורים, עדכון יומן פגישות, הנהלת חשבונות ותיעוד רפואי. כתוצאה מעבודה יעילה וחסכון בזמן של הצוות, המרפאה יכולה לשגשג מבחינה עסקית כשהיא מגדילה את כמות לקוחותיה והרווחים, תוך מתן שירות מתקדם ומקצועי.
ישנן תוכנות ניהול פשוטות למרפאת שיניים ובעלות יכולות מצומצמות, אך בימינו מומלץ לבחור בתוכנה מתקדמת בעלת מגוון אפשרויות שמקלות על העבודה במרפאה. יש לשים לב שהתוכנה תתאים לגרסת מערכת ההפעלה של המחשב במרפאה ותכלול ממשקים שונים החיוניים לעבודה. כיום ישנן תוכנות ניהול רבות, אך רצוי לבחור במערכת אשר מתאימה באופן ייחודי לצרכים של מרפאת השיניים.
האפשרויות המרכזיות שכדאי לוודא שיהיו כלולות בתוכנה לרופא שיניים:
אפשרות לניהול עצמאי
על מנת שהצוות במרפאה יצליח לנהל ביעילות את העבודה השוטפת, חשוב לוודא שהתוכנה כוללת אפשרות לניהול משימות, ניהול יומן נוכחות, ניהול מועדון לקוחות בשיטת הכרטיסים המגנטיים, מעקב אחר שימוש בחומרים, מעקב אחרי הפניות למעבדות / הפניות פנים / הפניות חוץ וכו'. בזכות ההתקדמות הטכנולוגית, ניתן למצוא תוכנות משוכללות שמציעות פתרון מהיר לפילוחים סטטיסטיים, מעקב ביקורות ועוד.
יומן פגישות מתקדם:
רצוי שהתוכנה תכלול מערכת לזימון תורים, אפשרות להציג מספר רב של יומנים בו זמנית, תצוגה אשר מתעדכנת בנוגע לרשימת הלקוחות הממתינים, התרעה לרופא שיניים כאשר מגיע הלקוח, סנכרון מתקדם בין המחשב לפלאפון / מכשיר כף היד, שליחת תזכורות באי-מייל / פלאפון ועוד.
מערכת להנהלת חשבונות
המערכת צריכה לכלול דו"חות מגוונים של הנהלת חשבונות, קישור למערכת לסליקת אשראי, ניהול הוצאות מרפאת השיניים, תזרים המזומנים והפקדות, אפשרות למספר רב (ואף בלתי מוגבל) של רופאים מנפיקים, אופציה להעברת הנתונים לחשבשבת חלונות ודוס.
מסמכים וצילומים מהארכיון – חיוני לעבודת רופא שיניים
הוספת מסמכים וצילומים מהארכיון לתיק המטופל היא פעולה הכרחית בתוכנה לרופא שיניים, כמו גם כלים לעיבוד התמונה ומדידת המרחקים. בנוסף, כדאי לדאוג שתהיה אפשרות לסיווג המסמכים לפי חתכי מידע רלוונטיים לצורך שיווק ומחקר.
תיקים רפואיים
מומלץ שיהיה תיק רפואי שמותאם במיוחד לרפואת השיניים, טפסים רפואיים לתחומים השונים ברפואת השיניים (כמו שיקום הפה, אורתודונטיה, הבהרת שיניים ועוד), ואפשרויות לתכנון הטיפול.
לסיכום,
תוכנת ניהול ייחודית למרפאת השיניים יכולה לחולל שינוי מקצועי לטובה ולייעל את תפקוד העבודה במשך היום. לכן, חשוב לבדוק את התוכנות השונות ולוודא שבוחרים בתוכנה המאפשרת מגוון פעילויות הכרחיות.